Hledání ideální kanceláře je trochu jako randění. Na první pohled tě může uchvátit krásný výhled nebo stylový interiér, ale nakonec jde hlavně o to, jestli ti prostor dlouhodobě sedne. Ovlivní náladu a výkonnost týmu, nastaví firemní kulturu a může dokonce rozhodovat o tom, jak spokojeně se budou zaměstnanci do práce těšit. Takže jak najít ten správný „match“?
1. Lokalita tvé budoucí kanceláře je základ
U kanceláře platí totéž, co u realit – nejdůležitější je lokalita, lokalita a ještě jednou lokalita. Dobrá dopravní dostupnost šetří čas i nervy, takže ideální je místo v dosahu MHD i s možností parkování.
Důležitou roli hraje ale i okolí kanceláře. Kavárny, restaurace a obchody v docházkové vzdálenosti mohou rozhodovat o tom, jak příjemné bude pracovní prostředí. Když se tým nemusí trmácet přes půl města pro oběd nebo si nemá kam zajít na neformální schůzku na kafe, může to snížit komfort i produktivitu. Ideální by mohla být kancelář na okraji centra města.
2. Velikost – ani moc, ani málo
Prostorná kancelář je skvělá – dokud nezačneš platit za zbytečné metry čtvereční. Naopak příliš malé prostory mohou vést k ponorce a nekomfortu. Ideální je prostor, kde se tým necítí stísněně, ale zároveň není kancelář poloprázdná.
Nepodceňuj ani zázemí. Místo pro porady, neformální schůzky nebo klidovou zónu ocení každý. Pokud je součástí budovy i možnost sdílené zasedačky za zvýhodněnou cenu, můžeš si dovolit menší kancelář bez omezení flexibility.
A pokud řešíš náklady, zajímavou variantou může být coworking – zejména pokud chceš ušetřit na vybavení a provozních nákladech. Nabízí nejen kancelář, ale i možnost sdílených prostor, jako třeba lounge pro schůzky, chill out zóny, bar s občerstvením apod., což se může hodit pro rozjíždějící se firmy.
3. Design není jen o hezkém vzhledu
To, jak kancelář vypadá a působí, má zásadní vliv na pohodu a produktivitu. Přirozené světlo je naprostý základ – temné místnosti s jediným okýnkem ve sklepě prostě nebudou to pravé ořechové. Světlé barvy prostor opticky zvětší, zatímco zelené prvky jako rostliny udělají místnost osobnější a příjemnější.
Nezapomínej ani na akustiku. Otevřené prostory jsou populární, ale pokud každý slyší každého, naše soustředění docela trpí. Pomoci mohou akustické panely, koberce nebo závěsy.
4. Cena – co všechno je v nájmu?
Často se stává, že kancelář s lákavým nájmem nakonec vyjde mnohem dráž, než jsi čekal*a. Náklady nejsou jen o měsíční platbě za prostor, ale i o provozních výdajích jako je elektřina, voda, vytápění, internet, úklid, poplatky za správu budovy apod. Ujisti se, že víš, co je součástí ceny a co ne. Někteří pronajímatelé tyto náklady zahrnují, jiní je ale účtují zvlášť.
Nezapomeň zvážit i náklady na vybavení. Pokud kancelář není zařízená, bude nutné investovat do nábytku a techniky. Některé prostory jsou ale už plně vybavené, což může být výhoda pro startupy nebo firmy, které nechtějí řešit logistiku stěhování.
5. Technologické zázemí a bezpečnost
V dnešní době se bez spolehlivého internetu neobejde žádná firma. Stabilní Wi-Fi s dostatečnou rychlostí je absolutní nutnost – výpadky a pomalé připojení vás mohou stát nejen nervy, ale i peníze.
Pokud pravidelně pořádáš online meetingy nebo prezentace, hodit se ti bude kancelář s dobře vybavenou zasedací místností – kvalitní obrazovka, projektor a dobrá akustika jsou velkým plusem.
Pokud jde o bezpečnost, je dobré si ověřit, jak je to s přístupem do budovy – kdo všechno bude mít klíče nebo čipy k tvým prostorám a jak je celkově řešeno zabezpečení. Zjisti, zda jsou v objektu kamerové systémy, recepce nebo jiná opatření, která ti zajistí klid a bezpečí.
6. Prestiž budovy
Tento bod možná nepatří mezi úplně zásadní kritéria, ale rozhodně stojí za zvážení. Představ si, že hledáš architekta, a když přijdeš na schůzku, jeho kancelář je v zastaralé budově, kde na chodbě blikají světla a uvnitř sedí v malém, chaotickém prostoru s popraskanými stěnami. Možná je to skvělý profesionál, ale první dojem v tobě nejspíš nevzbudí velkou důvěru. Naopak moderní, dobře udržované prostory mohou posílit tvoji reputaci.
Neznamená to, že musíš hned mířit do kanceláře s oceněním za architekturu, ale zkrátka zvaž, jak prostor působí na lidi, kteří za tebou přijdou. Hlavní je najít balanc mezi prestiží, praktičností a pohodlím.
Jak si to celé zjednodušit?
Hledání kanceláře je běh na dlouhou trať, ale pokud si stanovíš jasná kritéria a zvážíš všechno od lokality až po technologické zázemí, můžeš si celý proces usnadnit. Neboj se taky porovnávat různé možnosti – někdy se ukáže, že coworking nebo sdílené prostory jsou pro vás mnohdy výhodnější než tradiční kancelář.
A hlavně: přemýšlej dlouhodobě. Kancelář, která dnes vypadá jako ideální, ti za rok nemusí stačit. Proto se vyplatí hledat prostor, který se dokáže přizpůsobit tvým potřebám – ať už jde o možnost rozšíření, úpravy dispozic nebo flexibilní podmínky pronájmu. Pokud se s pronajímatelem dá domluvit na podmínkách, které ti umožní růst a přizpůsobit si kancelář podle aktuálních potřeb, máš vyhráno. Vyber si tedy prostor, ve kterém se ty i tvůj tým budete cítit dobře nejen teď, ale i v budoucnu.
